2012/12/09

PDF Forms

近來關注著表單的相關方案, 除了 Web(眾多框架, backbone-forms), XML(XForms, InfoPath, XUL) … 前陣子逛軟體商店, 才發現有處理 PDF 表單這類 App。

搜尋相關資源, 整理一下 …

雖然系出 Adobe, 卻也不一定需要 Adobe 官方指定工具, 就能從頭到尾、從建立到處理, 完成所有工作。

特點

和 Web, XML 方案要一整個系統最大的差別, 在於 PDF 的表單只要單檔就可運作。

1. 方便移動

PDF 表單除了只要單檔, 和 PDF 一樣, 不論行動設備或各種常見的作業系統都通行。

在 OS X 上的 Preview 可直接填寫。

另一個觀點是能離線作業 … 得以各別填妥表單再傳送處理。

2. 容易讀取

不論對人與電腦都方便。

PDF 可輸出的樣式彈性很大, 幾乎是報表方案的代名詞。好讀自然不再話下, 只要有適當的設計規劃。再加上一些欄位就成為 PDF Forms, 立即讓人填寫。

讀取表單內容, 可利用 pdftk 直接讀出資料, 毋須寫程式也可使用 … 在下一段介紹用法。

實作

很多介紹, 是以寫程式來產生 PDF 表單, 後續處理表單資料也要額外程式 … 其實不一定需要, 這些工作不寫程式也能達成。

1. 建立表單 PDF Forms

在 OS X 有 PDFpenPro, PDFClerk Pro, PDF Nomad 可替 PDF 加上表單欄位。

開放源碼 OpenOffice(使用版本 3.4.1), 則可在各平台直接建立 PDF 表單。步驟大致如下:

a. 新增 XML 表單

11 New XML Form

b. 建立表單項目

在下面的範例, 塞一張圖檔、加一些欄位, 額外使用淡紅色標示欄位名稱

12 Construct Form

建妥表單, 再到下一步。

c. 輸出 PDF 表單

13 Export PDF

d. PDF 表單選項

14 Export PDF Options

e. PDF 表單檔名

15 Export PDF Filename

完成以上步驟, 應該能順利產生 PDF 表單: fruit_order.pdf 檔案。

下載: fruit_order.odt(無法預覽, 請選擇下載), fruit_order.pdf(線上看有點怪, 下載後 ok)。

2. 取出資料

a. 填寫表單資料

使用 Preview 按上面 PDF 表單給定欄位, 填入各項資料。

21 Fill PDF

填入的資料會存入該 pdf 檔案中。

b. 讀取表單資料

使用 pdftk, 如果檔案放在 ~/Desktop/fruit_order.pdf, 執行如下指令:

$ pdftk ~/Desktop/fruit_order.pdf dump_data_fields_utf8 output -

就可將表單資料輸出到 stdout, 或把 - 改為檔名, 選擇輸出到特定檔案。

22 Use pdftk

和先前 b. 建立表單項目 步驟比較, 可看出 欄位名稱 (FieldName) 和 填寫資料 (FieldValue) … 很容易對上。

3. 佈置 PDF 表單

從上面的介紹, 瞭解 PDF 表單 建立, 填寫, 讀取 方式, 接下來看看怎麼安置這些 PDF 表單檔案。

a. 電子郵件

PDF 放在網站上提供下載, 或以電子郵件傳給需要填表單的人。

在 PDF 表單裡頭標注, 填寫完寄給 foo@jia-side.org … 即可完成表單發送、接收的程序。

只是收到 PDF 檔案後會怎樣被處理, 全取決於經辦人員。

b. 檔案分享

適合組織內區域網路中檔案共享, 或使用網際網路檔案服務的方式 … 也就是特定群組內的檔案分享。

在檔案相關系統中, 安排 PDF 表格處理方式的各種目錄。例如: 所有表單的 樣板目錄, 處理中目錄, 完成目錄, 以及最後流入按年份分門別類的 庫存目錄, …

使用大部份人都熟悉的方式, 不同工作在不同目錄間流動, 即可完成許多原先紙本的工作。

c. 內容管理 + 流程系統

基本上, 是前個項目 b. 檔案分享 的進階版 … 概念相同, 但所有動作自動化。

  • 樣板目錄 中, 各表單的版本由內容管理區分。
  • 新填表單送入 收件目錄, 由流程系統分派給經辦人員。
  • 表單處理的特定過程, 皆由流程系統安排。(可考慮資料檢核)
  • 處理完成, 按流程安排的步驟放入 完成目錄 中, 供相關人員瀏覽。
  • 老舊檔案的時間屆存檔年份, 內容管理負責移到 庫存目錄 備查。

用途

表單是許多組織行動的基礎, 單純表單的角色, 卻常被使用系統人力資源所左右。

複雜的系統, 其本身往往就需要很多專業人士來維持。

從頭打造的應用系統, 建立/維護也是個問題, 總不成每每來個衝刺。

使用 PDF 表單, 有機會突破這些罩門。

  • 能操作文書軟體, 就能建立/維護表單。
  • 不需 Web 專業, 也可在表單中盡量放入必要訊息。(參考高鐵轉乘服務的PDF檔)
  • 讀取表單內輸入項目的資料, 只要工具, 不用寫程式。

使用方面 PDF 表單也近似紙本表單, 能高亮(Highlight)標示、張貼備忘(Note) …

31 Preview PDF Note

再者, 若打通檔案的流通, 透過智慧手機、平板設備處理 PDF 表單, 會更接近真實填寫表單, 包括簽名